Україна завершує один із найбільших переходів у соціальній сфері за останні роки — від паперових трудових книжок до електронного обліку стажу. Після десятиліть архівів, печаток і записів від руки держава переводить трудову історію громадян у цифровий формат. Для мільйонів працівників це означає простішу процедуру оформлення пенсії. Для інших — ризик втратити частину стажу через старі документи, ліквідовані підприємства або війну.
До 10 червня 2026 року триває офіційний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники мають подати скановані копії паперових трудових книжок до Пенсійного фонду України. Насамперед це стосується тих, хто працював до 1 січня 2004 року — саме тоді в Україні ще не діяла сучасна система персоніфікованого обліку страхових внесків.
Після 2004 року трудовий стаж фактично почав формуватися автоматично через дані реєстру ПФУ та сплату єдиного соціального внеску. Але попередні роки залишилися прив’язаними до паперових документів, які сьогодні часто стають слабкою ланкою всієї пенсійної системи. Як раніше аналізував «Дейком», саме довоєнні записи у трудових книжках найчастіше створюють проблеми під час призначення пенсій — від помилок у датах до втрати архівів підприємств.
Електронна трудова книжка для держави — це не лише цифровізація. Йдеться про спробу прибрати головний ризик старої системи: фізичне зникнення документа. Пожежі, евакуація архівів, окупація територій, закриття підприємств і бойові дії за останні роки перетворили питання підтвердження стажу на реальну соціальну проблему.
Оцифрувати трудову книжку можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Закон дозволяє робити це як роботодавцю, так і самому працівникові. Роботодавці подають дані через кабінет страхувальника, працівники — через особистий кабінет застрахованої особи.
Сам процес технічно нескладний: необхідно завантажити скан-копії всіх сторінок трудової книжки, що містять записи про роботу, переведення чи звільнення. Після обробки дані з’являються у розділі «Відцифрована ЕТК». Там же можна перевірити, чи роботодавець уже подав необхідні документи.
Водночас найбільше запитань виникає не у тих, хто має трудову книжку, а у тих, хто її втратив. Особливо після початку повномасштабної війни. Частина підприємств залишилася на окупованих територіях, архіви були знищені або недоступні, а тисячі працівників втратили можливість отримати офіційні довідки.
У таких випадках Пенсійний фонд дозволяє підтверджувати стаж іншими документами: наказами про прийом на роботу, зарплатними відомостями, трудовими договорами, особовими рахунками або довідками з підприємств. Але якщо і ці документи недоступні, закон передбачає ще один механізм — показання свідків.
Саме ця норма сьогодні стає критично важливою для багатьох людей із прифронтових та окупованих регіонів. Для підтвердження стажу необхідно щонайменше двоє свідків, які працювали разом із заявником у той самий період. Вони мають не лише особисто знати людину, а й підтвердити власну роботу на підприємстві відповідними документами.
Фактично держава повертається до механізму колективного підтвердження трудової історії — моделі, яка ще кілька років тому здавалася архаїчною. Але війна зробила її необхідною частиною пенсійної системи.
Окрема категорія — фізичні особи-підприємці. Для ФОПів після 2004 року стаж також враховується автоматично через сплату внесків. Проте підприємницьку діяльність до цього періоду доводиться підтверджувати окремо: квитанціями про сплату внесків, свідоцтвами платника єдиного податку або даними реєстрів Пенсійного фонду.
При цьому дедлайн 10 червня не означає автоматичної втрати стажу для тих, хто не встигне оцифрувати документи. Пенсійний фонд продовжить приймати та опрацьовувати трудові книжки і після завершення перехідного періоду. Однак затягування може створити проблеми вже в момент оформлення пенсії, коли підтвердження окремих періодів роботи доведеться збирати терміново.
Сама поява електронної трудової книжки показує глибшу зміну в українській соціальній системі. Пенсія дедалі більше залежить не від паперових архівів, а від цифрових реєстрів і регулярності сплати внесків. Для молодших поколінь це стане нормою. Для старших — останнім етапом переходу від радянської бюрократичної моделі до цифрової держави.
І саме тому питання оцифрування трудової книжки сьогодні вже не виглядає технічною дрібницею. Для багатьох українців це питання того, чи буде вся їхня трудова історія врахована в момент, коли вона стане потрібною найбільше.
